Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Excel như một công cụ hữu ích để quản lý thông tin nhân viên. Phần mềm này không chỉ giúp triển khai chính sách và quản lý nhân sự mà còn đóng góp vào việc xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, việc quản lý nhân sự bằng Excel cũng bộc lộ nhiều hạn chế mà doanh nghiệp cần lưu ý để có bước cải tiến phù hợp.
Thành Phần Của Phần Mềm Quản Lý Hồ Sơ Nhân Sự Excel
Trong một file Excel dành cho hồ sơ nhân sự, ngoài những thông tin cơ bản, bạn cần cập nhật các chi tiết như: kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, thông tin liên quan đến lương thưởng, phụ cấp và các giấy tờ quy định của pháp luật.
Phần mềm quản lý nhân sự Excel – giải pháp quản lý nhân viên
Trong file quản lý hồ sơ nhân sự Excel có các thành phần sau:
- Mã nhân viên: Mã số duy nhất cho từng nhân viên, không bị trùng lặp.
- Họ và tên: Tên đầy đủ của nhân viên.
- Bộ phận/ban: Phân loại theo các bộ phận trong công ty.
- Loại hình nhân sự: Xác định nhân viên, quản lý, BOD, …
- Vị trí công việc: Chức danh công việc của từng nhân viên.
- Loại hình làm việc: Full-time, Part-time, thực tập sinh, thời vụ…
- Trình độ học vấn: Bằng cấp và chuyên ngành học.
- Giấy tờ cần thiết: Hồ sơ cá nhân, bằng cấp, hợp đồng lao động đã ký.
- Thông tin lương thưởng: Chi tiết về hình thức thanh toán và mã số thuế.
- Kinh nghiệm làm việc: Danh sách các công ty đã làm việc và vị trí đảm nhận.
Biểu Mẫu Cần Thiết Kèm Theo Hồ Sơ Nhân Sự
Bộ phận quản lý nhân sự yêu cầu nhiều thông tin hơn so với bộ phận tuyển dụng. Ngoài những thông tin cơ bản, cần kết hợp thêm 5 biểu mẫu Excel khác để quản lý hồ sơ nhân sự một cách toàn diện.
Phần mềm quản lý nhân sự Excel – giải pháp quản lý nhân viên hiệu quả
File Excel Quản Lý Danh Sách Nhân Sự Tổng Quát
File này cung cấp thông tin tổng quan về nhân viên còn hợp đồng, đang làm việc tại công ty.
File Excel Quản Lý Hợp Đồng
Theo dõi các loại hợp đồng lao động và hợp đồng thử việc với độ chính xác cao.
File Excel Quản Lý Tuyển Dụng Nhân Sự
Kết hợp hồ sơ cá nhân với danh sách để tạo file quản lý nhân sự mới khi có tuyển dụng.
File Excel Theo Dõi Nghỉ Việc
Giúp quản lý các yếu tố liên quan đến nhân viên nghỉ việc và thực hiện thủ tục thôi việc.
File Excel Về Biến Động Tiền Lương
Theo dõi các thay đổi trong tiền lương và vị trí làm việc của nhân viên.
Cách Tạo Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Excel Hiệu Quả
Việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel là một giải pháp tiết kiệm nhưng cần thực hiện đúng quy trình.
Bước 1: Xây Dựng Nhóm Đối Tượng
Cần tạo nhóm nhân viên theo chức vụ, phòng ban trong file Excel để tránh trùng lặp thông tin.
File Excel quản lý tuyển dụng trong biểu mẫu nhân sự
Bước 2: Thiết Lập File Excel
Mở file quản lý hồ sơ và thiết lập các tiêu đề phù hợp.
Bước 2 sử dụng phần mềm quản lý nhân sự Excel
Bước 3: Quy Định Mã Văn Thư
Áp dụng mã văn thư thống nhất để quản lý thông tin hiệu quả.
Phần mềm quản lý nhân sự bằng excel miễn phí cho doanh nghiệp
Nhược Điểm Của Phân Mềm Excel
Việc sử dụng Excel để quản lý nhân sự dù hữu ích nhưng cũng tồn tại nhiều hạn chế:
Khó Kiểm Soát Tổng Thể
Dữ liệu có thể bị phân tán lộn xộn khiến việc quản lý và báo cáo trở nên khó khăn.
Bảo Mật Thấp
Các thông tin nhạy cảm dễ dàng bị rò rỉ do không có tính năng bảo mật cao.
Tin Tức Không Được Cập Nhật Cho Người Kế Nhiệm
Khi có sự thay đổi quản lý, thông tin không thể tự động cập nhật.
Khả Năng Tích Hợp Kém
Dữ liệu không thể tích hợp với các phần mềm khác, điều này gây khó khăn trong quy trình làm việc.
Dễ Sai Sót Khi Nhập Dữ Liệu
Việc nhập tay gây ra nhiều lỗi, đặc biệt khi có nhiều người truy cập cùng lúc.
Giải Pháp Khắc Phục
Thay thế Excel bằng các phần mềm quản lý nhân sự hiện đại sẽ giúp khắc phục những nhược điểm trên.
TOP 5 Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Được Sử Dụng Nhiều Nhất
1. Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự bePOS
Giải pháp quản lý hiệu quả với báo cáo chuyên sâu và khả năng bảo mật cao.
Siêu app quản lý bePOS
2. Phần Mềm OOC digiiHR
Cung cấp giải pháp quản lý nhân sự linh hoạt, phù hợp với nhiều doanh nghiệp.
Phần mềm OOC digiiHR
3. Phần Mềm digiiHRcore
Hỗ trợ quản lý chi tiết hồ sơ và thủ tục nhân sự.
Phần mềm quản lý nhân sự nền tảng digiiHRcore
4. Phần Mềm BambooHR
Phần mềm quản lý với nhiều tính năng nâng cao và mở rộng quy mô doanh nghiệp.
5. Phần Mềm Zaho People
Cung cấp các tính năng cơ bản giúp nhân viên quản lý hồ sơ của mình dễ dàng hơn.
Kết Luận
Phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel cung cấp nhiều tiện ích cho các doanh nghiệp nhưng đi kèm với các hạn chế. Sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc, tránh những rủi ro mà Excel có thể mang lại. Hãy xem xét các giải pháp hiện đại để nâng cao chất lượng quản lý và mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp bạn.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách quản lý nhân sự hiệu quả hơn, hãy truy cập khoinghiepthucte.vn để biết thêm thông tin hữu ích!
