Các chủ doanh nghiệp hay những người làm trong ngành tài chính, kế toán có thể khá quen thuộc với Credit Note. Nhưng đây vẫn còn là một thuật ngữ khá mới đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc ít hoạt động trong mạng B2B. Hôm nay, khoinghiepthucte.vn sẽ cùng bạn tìm hiểu về thuật ngữ này.
Credit Note là gì?
Credit Note, còn được gọi là Credit Memo, trong tiếng Việt thường được dịch là hóa đơn giảm, giấy báo giảm, hay giấy báo có. Đây là một loại chứng từ thương mại do Bên bán phát hành và thường được xuất đi kèm với hóa đơn.
Credit Note là gì?
Ví dụ:
Một lô hàng xuất khẩu gồm các mặt hàng giảm giá trong quá trình vận chuyển từ bên A bán cho bên B. Khi bên B nhận hàng thì có số lượng sản phẩm bị hỏng. Bên B sẽ thông báo với đại diện của bên A về vấn đề này.
Sau quá trình thỏa thuận của bên B và bên A, việc xuất hóa đơn thuế theo đúng giá trị của lô hàng được nhập sẽ được điều chỉnh xuống bằng Credit Note. Bên B có thể căn cứ vào con số trên Credit Note mà bên A phát hành để điều chỉnh chi phí hóa đơn và thanh toán.
Các trường hợp Credit Note được phát hành phổ biến nhất
Một số trường hợp phát hành chứng từ hóa đơn giảm được thực hiện như sau:
- Khách hàng thanh toán tiền thừa theo hóa đơn gốc.
- Các sản phẩm không đúng cam kết về yêu cầu khi giao đến khách hàng.
- Khi khách hàng đổi ý không sử dụng sản phẩm và dịch vụ của Công ty.
- Khách hàng không hài lòng với hàng hóa và yêu cầu đòi trả, hoàn tiền.
- Bên bán chưa áp dụng chiết khấu cho bên mua trong thời gian sản phẩm/dịch vụ có khuyến mãi.
- Sự nhầm lẫn về giá trên hóa đơn xuất cho khách hàng vượt quá giá trị lô hàng.
Các giai đoạn để phát hành Credit Note là gì?
Thông thường, một quy trình phát hành chứng từ Credit Note bao gồm các giai đoạn sau:
- Bên A cung cấp hàng hóa cho bên B cùng với hóa đơn thuế.
- Bên B phát hiện một số yêu cầu về hàng hóa không đúng theo thỏa thuận và thông báo với bên A các chi phí giảm bằng chứng từ Debit Note (chứng từ ghi nợ).
- Bên A chấp nhận Debit Note và phát hành một chứng từ Credit Note.
Trong trường hợp phát hành Credit Note, doanh nghiệp cần lưu ý ghi chú phía trên để tránh việc khách hàng nhầm lẫn với các hóa đơn khác.
Nếu trong hóa đơn đã bao gồm thuế giá trị gia tăng thì khi phát hành giấy báo có bạn phải báo lại VAT cho phù hợp.
Định dạng nội dung của chứng từ Credit Note là gì?
Trong một bản chứng từ Credit Note bắt buộc phải có các mục sau đây:
- Ngày phát hành chứng từ.
- Số seri chứng từ trên hệ thống.
- Thông tin tổ chức phát hành: tên, địa chỉ.
- Thông tin người nhận: tên, địa chỉ thanh toán, mã số thuế.
- Giá trị tính thuế của Credit Note và hàng hóa, dịch vụ, thuế hoặc số tiền theo từng trường hợp.
- Lý do phát hành (nếu có).
- Chữ ký bên cung cấp.
Thời gian lưu Credit Note
Các chứng từ báo có này thường được doanh nghiệp lưu giữ 72 tháng kể từ thời gian phát hành và được lưu trữ có thể bằng bản cứng hoặc file mềm trên các hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán.
Công dụng và ý nghĩa của Credit Note là gì?
Công dụng
Credit Note cho phép hủy toán bộ hóa hoặc một phần của hóa đơn thuế mà bên bán phát hành, tùy vào sự thỏa thuận trước đó của các doanh nghiệp.
Điều kiện: Hóa đơn giảm có thể sử dụng cho giá trị số tiền nhỏ hơn hoặc bằng trong hóa đơn thuế đã phát hành.
Ý nghĩa
Bất kỳ quy trình nào cũng có thể có lỗi xảy ra và quy trình xuất hóa đơn chứng từ cũng thế. Chính sửa thông tin số tiền trên hóa đơn một cách hợp pháp trên các báo cáo tài chính (có một số quốc gia không áp dụng được) mà không cần phải hủy hóa đơn và thay thế hóa đơn khác.
Đây cũng là một kênh để Remarketing, kích cầu cho các đối tác và chiến lược giá mà đối thủ cạnh tranh không thể nào biết được, tuy rằng phải áp dụng một số các thủ tục kế toán nhiều hơn.
Credit Note khác gì với hóa đơn?
Credit Note khác gì với hóa đơn?
Hóa đơn là một chứng từ thanh toán được chia thành từng khoản liệt kê các danh mục dịch vụ hay sản phẩm do Doanh nghiệp cung cấp.
Trong khi đó, Credit Note là một chứng từ cung cấp cho khách hàng nhằm mục đích sửa đổi các giá trị trên hóa đơn một cách hợp pháp vì những nguyên nhân khác nhau.
Tổng kết
Có lẽ đây là một khái niệm khá mới đối với những độc giả không thuộc ngành Tài chính – Kế toán hoặc hoạt động liên quan đến Xuất – Nhập khẩu nước ngoài. Khoinghiepthucte.vn hy vọng sau khi đọc xong bài viết này, bạn sẽ hiểu Credit Note là gì, đây sẽ là một trong những kiến thức quan trọng liên quan đến ngành kế toán.
Bạn cảm nhận như thế nào? Hãy để lại bình luận phía dưới nhé!
